Kepala Urusan Tata Usaha dan Umum

Kepala Urusan (Kaur) Tata Usaha dan Umum merupakan unsur staf sekretariat desa yang membantu Sekretaris Desa dalam melaksanakan urusan ketatausahaan, administrasi umum, persuratan, kearsipan, kepegawaian, perlengkapan, serta pengelolaan rumah tangga kantor desa. Jabatan ini memiliki peran penting dalam mendukung kelancaran penyelenggaraan pemerintahan desa melalui tertib administrasi dan pelayanan internal yang profesional.

Di Pemerintah Desa Kendalpecabean, Kepala Urusan Tata Usaha dan Umum berkomitmen menciptakan sistem administrasi pemerintahan yang rapi, tertib, efektif, efisien, transparan, dan akuntabel. Seluruh kegiatan administrasi dilaksanakan sesuai standar operasional dan ketentuan peraturan perundang-undangan sehingga mampu mendukung pelayanan publik yang optimal kepada masyarakat.

Pelaksanaan tugas Kepala Urusan Tata Usaha dan Umum berpedoman pada Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa, Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 2014 sebagaimana telah diubah terakhir dengan PP Nomor 11 Tahun 2019, Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 84 Tahun 2015 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Pemerintah Desa, serta ketentuan peraturan perundang-undangan lainnya yang mengatur administrasi pemerintahan desa.

Tugas Pokok

Kepala Urusan Tata Usaha dan Umum mempunyai tugas membantu Sekretaris Desa dalam melaksanakan urusan tata usaha dan administrasi umum yang meliputi pengelolaan surat-menyurat, kearsipan, administrasi kepegawaian, perlengkapan kantor, inventaris aset, rumah tangga kantor, serta pelayanan administrasi internal Pemerintah Desa.

Fungsi Kepala Urusan Tata Usaha dan Umum

1. Administrasi Tata Usaha

Dalam bidang ketatausahaan, Kepala Urusan Tata Usaha dan Umum bertugas untuk:

• Mengelola surat masuk dan surat keluar.
• Menyusun dan mengadministrasikan naskah dinas.
• Mengelola agenda surat dan buku ekspedisi.
• Menyiapkan administrasi rapat dan kegiatan pemerintahan desa.
• Menata dokumen administrasi secara sistematis.
• Memberikan dukungan administrasi kepada seluruh perangkat desa.

2. Pengelolaan Umum dan Perlengkapan

Dalam mendukung operasional kantor desa, Kepala Urusan Tata Usaha dan Umum mempunyai tugas:

• Mengelola inventaris barang milik desa.
• Menyusun kebutuhan sarana dan prasarana kantor.
• Mengadministrasikan pengadaan barang sesuai ketentuan.
• Mengawasi pemeliharaan aset dan perlengkapan kantor.
• Menyiapkan kebutuhan rapat, kegiatan, dan acara resmi desa.
• Menjaga ketersediaan perlengkapan kerja bagi perangkat desa.

3. Administrasi Kepegawaian dan Kelembagaan

Dalam bidang administrasi kepegawaian, Kepala Urusan Tata Usaha dan Umum bertugas:

• Mengelola administrasi data perangkat desa.
• Menyusun daftar hadir dan administrasi kepegawaian.
• Mengelola dokumen pengangkatan, pemberhentian, dan mutasi perangkat desa sesuai kewenangan.
• Menyiapkan administrasi pembinaan aparatur desa.
• Mengelola administrasi kelembagaan desa seperti BPD, PKK, Karang Taruna, LPMD, RT/RW, dan lembaga kemasyarakatan lainnya.

4. Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi

Sebagai pusat administrasi pemerintahan desa, Kepala Urusan Tata Usaha dan Umum bertanggung jawab untuk:

• Mengelola arsip aktif dan arsip inaktif pemerintah desa.
• Menyimpan dokumen penting secara aman dan sistematis.
• Melaksanakan digitalisasi arsip sesuai perkembangan teknologi informasi.
• Menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk pemeriksaan dan evaluasi.
• Menjaga kerahasiaan dokumen sesuai ketentuan yang berlaku.

5. Rumah Tangga Kantor dan Pelayanan Umum

Dalam mendukung kelancaran operasional kantor desa, Kepala Urusan Tata Usaha dan Umum berfungsi untuk:

• Mengelola kebersihan, keamanan, dan kenyamanan lingkungan kantor.
• Mengatur penerimaan tamu dan pelayanan administrasi internal.
• Menyiapkan fasilitas kegiatan pemerintahan desa.
• Membantu pelaksanaan kegiatan resmi pemerintah desa.
• Memberikan pelayanan administrasi kepada masyarakat sesuai kewenangan.

Prinsip Pelayanan

Dalam menjalankan tugasnya, Kepala Urusan Tata Usaha dan Umum berpedoman pada prinsip-prinsip sebagai berikut:

• Profesional, bekerja sesuai kompetensi dan tanggung jawab.
• Akuntabel, setiap administrasi dapat dipertanggungjawabkan.
• Tertib Administrasi, seluruh dokumen tersusun rapi, lengkap, dan mudah ditelusuri.
• Transparan, pengelolaan administrasi dilakukan secara terbuka sesuai ketentuan.
• Cepat dan Tepat, memberikan pelayanan administrasi secara efektif dan efisien.
• Disiplin, mematuhi aturan serta menjaga ketertiban administrasi pemerintahan desa.

Komitmen Pelayanan

Pemerintah Desa Kendalpecabean berkomitmen mewujudkan administrasi pemerintahan desa yang modern, tertib, dan berkualitas. Kepala Urusan Tata Usaha dan Umum senantiasa memberikan dukungan administrasi yang profesional, menjaga keamanan arsip dan dokumen pemerintahan, serta memastikan seluruh kebutuhan operasional kantor desa dapat terpenuhi dengan baik.

Melalui pengelolaan administrasi yang efektif dan pelayanan yang responsif, Kepala Urusan Tata Usaha dan Umum berupaya mendukung terciptanya tata kelola pemerintahan desa yang bersih, transparan, dan melayani masyarakat secara optimal.